Pengalaman Membuat Paspor untuk Anak (Bayi 7 Bulan) di Depok

Kali ini saya bakalan share pengalaman pas bikinin paspor buat anak saya yang saat pembuatan paspor kemarin berusia 7 bulan. Paspor yang dibuat jenis paspor biasa ya, bukan e-paspor, karena kantor imigrasi Depok hanya melayani paspor jenis biasa. Berikut 6 langkah yang saya lakukan saat membuat paspor untuk anak di kantor imigrasi Depok:

  1. Siapkan dokumen persyaratan untuk anak usia dibawah 17 tahun.
  2. Booking tanggal untuk urus paspor pakai aplikasi antrian online.
  3. Tunjukkan lembar barcode antrian saat datang ke kantor imigrasi sesuai tanggal yang tertera.
  4. Tunggu panggilan untuk pengecekan kelengkapan dokumen.
  5. Tunggu panggilan untuk sesi wawancara dan pengambilan pas foto.
  6. Bayar pembuatan paspor via Pos Indonesia yang mangkal di depan kantor.
  7. Ambil paspor 3 hari (kerja) kemudian, atau minta dikirim via pos.

1. Siapkan dokumen persyaratan untuk anak usia dibawah 17 tahun

Semua dokumen harus ada yang ASLI dan FOTOKOPI-nya ya. Trus semua dokumen harus dalam kertas A4 (JANGAN DIPOTONG). Oh iya, sebetulnya kedua orang tua itu harus ada pas bikin paspor anak, tapi kalau emang misalnya sang ayah nggak bisa ambil cuti kantor, wajib lampirin surat pernyataan tidak bisa datang. Berikut penjelasannya:

  • KTP kedua orang tua (harus e-KTP ya), ini juga cara fotokopinya jangan sampai salah ya, jadi peletakan KTP ayah dan ibunya HARUS DALAM SATU LEMBAR atas bawah.
  • Kartu keluarga.
  • Buku Nikah Orang Tua, ini juga harus dalam satu lembar ya, yang atas itu halaman yang ada fotonya, bawahnya yang halaman data kedua orang tua.
  • Akta kelahiran anak.
  • Paspor kedua orang tua, formatnya sama kayak fotokopi KTP, peletakan atas bawah yang halaman ada fotonya, atas bawah.

    format fotokopi dokumen paspor, jangan sampai salah ya biar ga ribet suruh motokopi ulang

  • Surat pernyataan orang tua  + Materai 6.000. Ini tiap kantor imigrasi punya format yang beda-beda. Kemarin saya pakai format hasi googling, ternyata sampai sana salah, akhirnya suruh ganti sama pak satpam dan dikasih surat dengan format yang benernya. Kenapa nggak download di webnya? yes, waktu itu web-nya error (404 something lah). Ini format suratnya, silahkan download formatnya di link berikut  surat-pernyataan-kedua-orang-tua.
  • Surat pernyataan orang tua tidak datang + Materai 6.000. Ini kemarin saya juga pakai format dari kantor imigrasi lain, ternyata sampai sana salah dan suruh ganti juga. Silahkan download format suratnya di link berikut Surat-Pernyataan-Orang-Tua-Tidak-Datang

Catatan: Berhubung waktu itu ayahnya keburu dinas ke luar kota, dan surat yang sebelumnya udah saya siapin pakai ttd suami asli disuruh ganti, akhirnya saya terpaksa malsuin tanda tangan suami deh pakai format yang baru. Reminder lagi ya, dokumen semua di fotokopi di kertas full A4, kayak KTP gitu gausah dipotong.

2. Booking tanggal untuk urus paspor pakai aplikasi antrian online.

Proses ini lumayan bikin drama karena ribeds. Mulai 2017 kemarin, kita nggak bisa asal dateng aja ke kantor imigrasi buat bikin paspor. Semua harus daftar dulu buat antri via online. Kamu bisa daftar via websitenya atau via aplikasi android/ios.

Waktu saya buka website, itu tanggal full semua sampai sekitar dua bulan kedepannya. Akhirnya coba install aplikasinya, ternyata sama aja!. Keder ya kan, masa harus ke kantor imigrasi bandara soetta sih, jauh kan dari depok. Akhirnya coba hubungin Customer Support (CS) nya imigrasi via whatsapp.

Responnya juga agak lama, yah Alhamdulillah akhirnya dijawab juga sih, nanya-nanya ini gimana kok full terus. Katanya sih suruh sering refresh aja, nanti kalau muncul tanggal yang masih ada kuota, langsung daftar. Nggak lama, diinfo katanya ada tanggal tersedia, saya langsung buruan buka appsnya.

Dari situlah saya kenapa nulis persiapan dokumen di awal. Karena pengalaman saya, pas dikasih tau ada kuota kosong itu hari senin, ternyata yang tersedia tanggalnya dua hri setelahnya alias hari rabu-nya.

Ini prosesnya abis install apps-nya di android gampang kok. Cuma masukin nama lengkap anak kita aja sebagai pemohon, sama NIK (liat di KK), nanti kita dapet kode booking, sama keterangan kita harus dateng jam berapa. Saya ngeprint biar nanti gak ribet-ribet harus ngasih liat HP.

sumber gambar : ashtravelling.com

sumber gambar : ashtravelling.com

Baca yang teliti ya :)

Baca yang teliti ya 🙂

3. Tunjukkan barcode antrian saat datang ke kantor imigrasi sesuai tanggal yang tertera.

Registrasi dan minta nomor antrian di pos satpam

Registrasi dan minta nomor antrian di pos satpam

Datang ke  kantor sesuai waktu dan alamat yang tertera di jadwal. Waktu itu saya hadir sebelum pintu gerbang dibuka. Sebelum kita bisa masuk ke dalam Kanim, seluruh berkas akan di cek di pos satpam dan kita akan diminta untuk mengisi formulir pengajuan paspor.

Setelah isi formulir, kita baru akan diberikan nomor antrian berupa name tag yang wajib dikalungkan dan dipersilahkan untuk masuk ke dalam gedung. Karena kemarin ada beberapa surat yang salah format, saya diberikan format surat yang benar dari pak satpam. Saya melengkapi formulir dan isian surat di warung yang ada di depan kanim. Disana juga tersedia materai dan beberapa alat tulis untuk membantu pengisian.

Kalau ada format fotokopi yang salah atau kurang, di dalam area gedung kanim terdapat koperasi yang menyediakan layanan fotokopi. Namun biasanya harga diatas standar (lebih mahal) dan harus mengantri jika sedang ramai.

4. Tunggu panggilan untuk pengecekan kelengkapan dokumen.

Antrian pertama untuk verifikasi dokumen oleh petugas imigrasi

Antrian pertama untuk verifikasi dokumen oleh petugas imigrasi

Setelah mendapatkan kalung nomor antrian, kita tinggal menunggu berkas di cek kelengkapannya oleh petugas imigrasi. Kalau di pos satpam tadi, hanya ‘screening‘ awal saja supaya yang masuk hanyalah mereka yang benar-benar sudah siap.

Setelah nomor kita dipanggil, kita harus menunjukkan barcode antrian online dan seluruh kelengkapan dokumen. Proses tidak sampai 5 menit, kemudian kita akan diberikan nomor lagi untuk masuk tahap interview dan foto.

5. Tunggu panggilan untuk sesi wawancara dan pengambilan pas foto.

Ruang sebelah kiri tempat wawancara dan foto

Ruang sebelah kiri tempat wawancara dan foto

Setelah nomor dipanggil, kita masuk ke ruangan khusus untuk wawancara dan foto. Kita akan diarahkan ke meja petugas yang kosong untuk proses penginputan data dan wawancara terlebih dahulu.

Tidak perlu tegang karena kemarin saya hanya verifikasi data untuk diinput ke komputer secara manual. Jika sudah e-ktp tentu proses sudah lebih cepat karena data otomatis keluar semua. Berhubung anak saya belum ada e-KTP (meski sudah punya KIA), jadi data-data ya manual lagi diinput sambil nanya-nanya ke saya. Formulir yang sebelumnya saya isi pun sepertinya hanya untuk berkas saja karena pak petugas isi data anak dari akte lahirnya langsung.

Proses ini tidak terlalu lama (sekitar 10-15 menit), sambil ditanya-tanya dalam rangka apa memangnya pembuatan paspor ini. Setelah itu, kita antri untuk pengambilan foto paspor, didalam ruangan tersebut disediakan tempat duduk untuk menunggu nama kita dipanggil.

Saya menunggu lumayan lama (15-20 menit), setelah dipanggil petugas foto, disini juga kita ditanya-tanya sebentar untuk verfikasi data dan tujuan pembuatan paspor. Foto paspor wajib berlatar bekalang putih jadi bayi tidak bisa dipangku dan harus diposisikan sedemikian rupa supaya tubuh kita tidak menutupi background putih.

Setelah memilih foto yang paling oke diantara beberapa jepretan, kita akan diberikan resi pembayaran pembuatan paspor yang bisa dibayarkan via Pos Indonesia atau bank lainnya. Saya memilih via pos karena mobilnya mangkal di depan kanim.

6. Bayar pembuatan paspor via Pos Indonesia yang mangkal di depan kantor.

Foto mobil pos indonesia yang mangkal, diambil warung seberang kanim tempat saya numpang isi formulir sebelum dapat no antrian ke pos satpam

Foto mobil pos indonesia yang mangkal, diambil warung seberang kanim tempat saya numpang isi formulir sebelum dapat no antrian ke pos satpam

Mobil pos indonesia terdapat persis di depan pos satpam. Serahkan resi dari imigrasi dan uang tunai Rp. 355.000 untuk biaya paspor. Setelahnya, kita akan mendapatkan ibukti pembayaran dan jadwal kapan paspor bisa diambil. Pos Indonesia menawarkan layanan pengantaran paspor, dan tanpa pikir panjang saya menggunakan jasa mereka.

7. Ambil paspor 3 hari (kerja) kemudian, atau minta dikirim via pos

IMG_20171213_102401

Informasi jika anda ingin mengambil sendiri ke kanim. Nantinya anda tinggal menyerahkan bukti pembayaran ke loket khusus yang ada di sisi sebelah kiri gedung kanim. Waktu pembuatan paspor saya sendiri, saya juga datang langsung dan tinggal menyerahkan bukti bayar plus menunjukkan KTP asli.

Untuk yang ingin diantar ke rumah menggunakan jasa pos, kita akan diminta untuk mengisi formulir khusus dengan tanda tangan diatas materai 6.000. Mungkin ini untuk bukti ke kanim kalau  emang bener-bener kita yang request. Proses pengiriman dimulai dari 3 hari kerja setelah paspor jadi.

Lama pengiriman untuk Jabodetabek 1-2 hari, dan kita diberikan no telp petugas pos jika sewaktu-waktu ingin konfirmasi kalau belum sampai. Selain itu, kita juga dijelaskan mekanisme saat menerima paspor, harus memberikan beberapa fotokopi identitas (KTP ortu dan akta kelahiran) kepada kurir. Hal ini untuk memastikan bahwa paspor diberikan kepada orang yang tepat.

Biayanya pengirimannya Rp. 27.000 dan itu udah termasuk materai.

Horee, dah jadi

Horee, dah jadi

Informasi lainnya yang mungkin akan bermanfaat:

  1. Usahakan datang tepat waktu dan dokumen sudah lengkap sehingga bisa lebih awal dapat nomor antrian.
  2. Proses saya sendiri (plus bolak balik ganti surat-surat dan isi formulir) bikin saya kebagian antrian lebih lama, padahal datang pas belum buka. Jadi datang jam 08.00 WIB selesai semua sekitar jam 12.00 WIB. Itu udah sampai bayar ya.
  3. Bawa alat tulis sendiri seperti pulpen, tipe-x dan materai biar lebih efisien.
  4. Bagi ibu-ibu bawa bayi, tersedia ruang laktasi untuk menyusui.
  5. Disediakan aqua gelas gratis buat pengunjung, well sebenernya ada corber buat ngopi-ngopi tapi pas saya dateng nggak digelar hehe.
  6. Siapkan uang cash untuk bayar via pos indonesia Rp. 355.000,- biar nggak usah cari-cari ATM
  7. Kanim Depok tidak hanya melayani warga yang ber-KTP Depok, jadi dari mana aja bisa urus disini ya.
  8. Gunakan pakaian yang sopan, jangan pakai kaos oblong, sendal jepit dan celana pendek ya. Pakailah jilbab atau atasan (kemeja) dengan warna selain putih.
  9. Website kanim Depok yang bahas tentang paspor : http://depok.imigrasi.go.id/?page_id=45921
  10. Jam Pelayanan: Senin – Kamis : Pukul 7.30 – 16.00, Jumat : Pukul 7.30 – 16.30, Sabtu-Minggu : Libur
  11. Alamat : Jalan Boulevard Raya Komplek Perkantoran Pemda Depok Grand Depok City Kota Depok
Pas lagi antri wawancara dan isi data ke sistem

Pas lagi antri wawancara dan isi data ke sistem

Antri pas mau nunggu dipanggil buat foto

Antri pas mau nunggu dipanggil buat foto

 

IMG_20171213_102211_1

IMG_20171213_102219

Loket pos indonesia

Koperasi tempat fotokopi, antriii

Koperasi tempat fotokopi, antriii

Alhamdulillah seneng sekarang pelayanan jauh lebih baik ketimbang beberapa tahun lalu pas saya bikin paspor. Selain lebih rapi, teratur dan bersih, seneng aja gitu jadi nggak banyak calo. Wong pas ambil antrian aja muka kita dipoto, jadi pas di LCD antrian nampilin muka kita loh. Good Job! semoga segera bisa melayani e-paspor ya!

Depok, 16 Februari 2018